この記事にはアフィリエイト広告を含む場合があります。紹介の有無にかかわらず、安全性の判断に必要な注意点も記載します。
PLAUDを営業で使うと、メモに追われず会話へ集中しやすくなります。私もカード型とピン型を2025年ごろから使っています。
ただ、顧客との会話には、個人を識別できる情報や相談内容が入ります。製品が暗号化されているという説明だけで、そのまま使ってよいとは判断できません。
先に結論を言うと、PLAUDには暗号化やアクセス制御などの安全対策があります。一方で、営業で安全に使えるかは、使う会社や担当者が「同意・利用目的・保存先・保存期間・削除・匿名化・閲覧権限」を決められるかで変わります。
私は以前、ヒアリングシートに「顧客満足度向上の為にご案内内容を文字データとして保存させていただきます」と記載していました。しかし、これでは録音することも、PLAUDで文字起こし・要約することも伝わりません。運用を見直し、録音前に処理内容と保存期間まで説明する形へ変えました。
PLAUDのセキュリティだけで「安全」とは決められない
PLAUDの安全性は、「PLAUD側の技術・契約上の安全対策」と「利用者側の録音同意とデータ管理」の2層に分けると判断しやすくなります。
PLAUD側が強固でも、共有アカウントを複数人で使ったり、顧客名を付けた録音を期限なく残したりすれば、運用上のリスクは消えません。反対に、製品仕様を確認せず「社内ルールを作ったから大丈夫」と考えるのも危険です。導入判断では両方を確認します。
PLAUD公式が説明している安全対策
- 通信時はHTTPS/TLS 1.2以上で暗号化
- 保存時はAES-256で暗号化
- 明示的に同意しない限り、音声・文字起こし・要約をAIモデルの学習に使わない
- 日本を含む地域別データセンターを用意
- AIサービス提供者による目的外利用やモデル学習を契約で制限
- ISO/IEC 27001、ISO/IEC 27701、SOC 2 Type IIなどの認証・監査情報を公開
これらは重要な確認材料です。ただし、認証や暗号化は「事故が絶対に起きない」という保証ではありません。営業担当者が確認したいのは、認証の数だけではなく、自分の録音がどこへ送られ、誰が見られ、いつ消えるのかです。詳しい仕様はPLAUDのプライバシー保護で確認できます。
保存先とクラウド処理は自分の契約・設定で確認する
ここは特に注意が必要です。PLAUDの「AIデータ利用の透明性に関するポリシー」では、AIデータはデフォルトで端末へ保存され、プライベート同期クラウドは利用者が有効にした場合に同期されると説明されています。
一方、Trust Centerでは処理のためにデータをクラウドへ転送する説明があり、日本の利用者が使うLLMは米国でホストされると記載されています。ヘルプセンターにも、文字起こしや要約時には録音が処理用サーバーへアップロードされる場合があるとあります。
公開情報だけを読んで「すべて端末内で完結する」「必ず日本国内だけで処理される」とは言い切れません。機能、プラン、同期設定、処理工程によって説明対象が違う可能性があるためです。
- プライベート同期クラウドが有効か
- 文字起こし・要約時に何がサーバーへ送られるか
- 日本国外で処理される工程があるか
- 削除操作が端末・クラウドのどこまで反映されるか
- 会社契約と個人契約で管理機能に違いがあるか
この5点を顧客へ説明できない状態なら、顧客情報を含む録音は始めない方がよいと私は考えています。最新の説明はAIデータ利用の透明性に関するポリシーで確認してください。
顧客の録音同意はどう取るか
個人情報保護委員会は、通話内容から個人を識別できる場合、その内容は個人情報に当たると説明しています。個人情報保護法上は利用目的の通知または公表が必要ですが、録音の事実を伝える義務までは一律に負わないという整理です。
だからといって、営業で黙って録音してよいとは考えていません。PLAUD自身も録音前に参加者へ伝えて同意を得るよう案内しています。顧客との信頼を考えても、営業では録音前の明示同意を標準にする方が安全です。同意されない場合は録音しません。
ヒアリングシートの文例
ご案内内容の正確な記録と顧客対応の品質向上のため、本日の会話を録音し、PLAUDのクラウドサービスを利用して文字起こし・要約します。録音データは文字起こし・要約内容の確認後30日以内に削除し、文字起こし・要約データは当社との最終対応日から1年以内に削除します。ただし、苦情・紛争対応または法令上の保存が必要な場合を除きます。なお、同意されない場合は録音しません。
この下に「同意する」「同意しない」の選択欄を置き、録音開始前に確認します。これは私の運用例であり、個別の会社や案件にそのまま使える法的意見ではありません。自社の個人情報管理方針や契約に合わせた確認が必要です。公的な整理は個人情報保護委員会 Q1-10で確認できます。
音声と文字データの保存期限を分ける
PLAUDの録音を便利だからという理由で残し続けると、時間とともに顧客情報が蓄積します。検索しやすい文字データは便利ですが、漏えい時に読み取られやすい情報でもあります。
- 元音声: 文字起こしと要約の確認後30日以内に削除
- 文字起こし・要約: 顧客との最終対応日から1年以内に削除
- 苦情・紛争・法令上の保存が必要な情報: PLAUDへ漫然と残さず別管理
30日と1年は法律で一律に決められた期間ではありません。必要性がなくなった情報を残し続けないために、私が採用した運用です。法令上保存すべき帳簿とPLAUDの録音・文字起こしを混同せず、必要な記録は正式な管理先へ移します。
営業で使う前に決める7項目
- 利用目的: 正確な記録、議事録、次回対応など、何に使うかを具体化する
- 同意方法: 書面か口頭か、誰がいつ確認するかを決める
- 処理経路: 端末、アプリ、クラウド、外部AIのどこを通るか確認する
- 入力制限: 不要な氏名、住所、金融情報、本人確認書類などを残さない
- 閲覧権限: 共有アカウントを避け、誰が録音・文字起こしを見られるか決める
- 削除期限: 元音声と文字データを分けて期限を設定する
- 事故対応: 端末紛失、誤共有、削除漏れが起きたときの連絡先と手順を決める
この7項目の担当者が決まっていなければ、製品を購入しても安全な運用にはなりません。
実際に使って感じた価値と限界
私はPLAUDを使うことで、「メモを取り切れなかったらどうしよう」という不安が減り、相手の表情や会話へ集中しやすくなりました。長い説明や指摘も、後から時系列、論点、次の行動へ整理できます。
ただし、録音があるから安心して忘れてよいわけではありません。AIの要約が、会話中に受け取った意味とずれることもあります。元音声、文字起こし、前後の文脈を見直し、最後は人が判断します。
PLAUDは営業判断を代わりにしてくれる機械ではありません。記録を残し、自分の受け取り方を点検する道具です。便利さを活かすには、顧客情報をどう守るかまでセットで設計する必要があります。
PLAUDを営業へ導入してよい人・まだ早い人
導入してよいのは、録音前の同意、具体的な利用目的、保存と削除、閲覧権限を説明できる人です。製品側の安全対策を確認したうえで、自社運用まで決められるなら、PLAUDは営業メモや振り返りに役立ちます。
- 顧客へ録音・文字起こし・要約を説明できない
- 会社として利用可否や管理責任者が決まっていない
- 保存先や同期設定を確認していない
- 削除期限がなく、担当者任せになっている
- 顧客が録音を望んでいない
PLAUDのセキュリティを調べる目的は、「絶対に安全」という言葉を探すことではありません。どのリスクが製品側で守られ、どこからが利用者の責任なのかを分けることです。私は、録音前に説明できないものは顧客対応へ入れない、不要になったものは消す、この2つを基本にしています。
録音前の同意、保存先、削除期限、閲覧権限まで決められた方は、カード型Plaud Noteの最新仕様と価格を公式ページで確認できます。私は実際に使っていますが、この運用を決められない状態での導入は勧めません。
カード型Plaud Noteの最新仕様を公式ページで確認する
よくある質問
Q. PLAUDの録音データはAI学習に使われますか？
PLAUDは、明示的に同意した場合を除き、音声・文字起こし・要約をAIモデルの学習へ使わないと説明しています。設定変更やポリシー更新があり得るため、利用開始時と更新時に確認します。
Q. PLAUDで録音するとき、相手の同意は必須ですか？
日本の個人情報保護法上、録音の事実を伝える義務が常にあるとはされていません。ただし、利用目的の通知・公表は必要です。PLAUDの案内と顧客との信頼を踏まえ、営業では録音前の明示同意を標準にするのが安全です。
Q. 録音データは何日保存すればよいですか？
一律の正解はありません。利用目的に必要な期間を決め、不要になったら削除します。私の運用例は、元音声30日以内、文字起こし・要約は最終対応から1年以内です。
Q. PLAUDは顧客情報を扱う営業でも使えますか？
製品側の安全対策だけでなく、会社承認、録音同意、保存先、閲覧権限、削除期限を決められるなら利用を検討できます。説明できない項目が残る場合は、顧客情報を含まない社内メモや自己振り返りから始める方が安全です。
