メールは、6割くらいの文章でAIに渡してしまいます。言いたいことをざっくり書く。あとは業者向けの形に整えてもらう。これは私もよく使う方法です。
業者相手のメールは形式が決まっているので、頼みやすいんです。会社名や名前の置き方も含めて整えてくれる。伝える内容は頭にあるのに、わざわざメールの形へ直す作業が面倒。そこを任せられるのが便利だと感じています。
最初から丁寧な依頼文を作り込む必要はありません。ここでは、その普段使いをChatGPTで行うための短い指示と、業者宛ての文面例を紹介します。
業者への定型連絡は、ざっくりしたメモで頼みやすい
「ありがとうございます」「確認して連絡します」「この点だけ教えてください」。こうした用件が決まっているメールなら、まず中身をそのまま書けばいい。私は、文章の完成度が6割くらいでも、AIに整えてもらえば問題なく使えると感じています。
言い回しを完成させてから渡すと、自分が文章を書く作業をかなり済ませたことになります。それより、相手と用件を渡し、会社名・宛名・挨拶・本文・結びをメールの形にしてもらう。業者との連絡では、この使い方がしやすいです。
たとえば、見積もりへのお礼、資料を受け取った連絡、納期の確認。相手に伝えたいことが決まっていれば、かしこまった文章へ直す部分を任せられます。次は使い方を示す架空のメモと編集例です。
A社 B様
見積もりありがとうございます
社内で確認してまた連絡します
納期が書いてなかったので、目安を教えてほしいですこの段階で「平素より格別のご高配を」まで考えなくていい。お礼、こちらの次の行動、相手へ聞きたいことが伝われば、文章を整える材料になります。
ChatGPTへの指示は、まずこのくらいでいい
次のメモを、取引先へ送るメールに整えて。
普段の業務連絡くらいの丁寧さで、長くしすぎないで。
会社名・宛名を整えて、件名も付けて。
書いていない日付や約束は足さないで。
【ここに相手と用件のメモを貼る】最初から細かい項目を全部埋める方式にしなくても、これを出発点にできます。出力を見て「もう少し短く」「いつもやり取りしている相手なので、少しくだけた言い方に」と調整する。今回必要なことだけ伝えるほうが、普段のメールで使いやすいでしょう。
短い指示で文面がずれる場合は、相手・目的・決まっている条件を先に渡す方法で、毎回説明し直さずに済む前提を整理できます。
OpenAIの文章作成ガイドも、箇条書きや粗い下書きを材料にし、相手・目的・文体の条件を渡して、具体的な指示で直す進め方を紹介しています。文章が整っていない段階から頼めます。
会社名や担当者名は、分かっている表記を渡します。宛名として整える作業は任せても、略称から正式名称を当ててもらう使い方にはしません。業務の情報を入力する際は、会社が認めたAIと入力範囲で使ってください。
メモを業者向けのメールに整えると、こうなる
先ほどの架空メモなら、次のような形です。これは整形後のイメージを示す編集例です。
件名：お見積もりのお礼と納期の確認
A社
B様
いつもお世話になっております。
お見積もりをお送りいただき、ありがとうございます。
内容を社内で確認し、改めてご連絡いたします。
あわせて、納期の目安を教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。用件はメモのままです。相手が読める文章の順番と丁寧さへ整えただけ。こういうメールを毎回一から書かなくてよくなるところに、使う意味があります。
普段もっと短くやり取りしている相手なら、挨拶や結びを減らして構いません。自分が送るには大げさだと思えば、「普段の業者とのやり取りに近い文面にして」と戻す。きれいな文章を全部採用する必要はありません。
「6割で渡す」のは文章。何を伝えるかは自分で決める
私が言う6割は、文章の整い具合です。用件をざっくり書いて、体裁を任せる。それで十分使いやすいという感覚です。金額や納期まで曖昧なまま送ってよい、という意味ではありません。
「社内で確認します」と送るのか、「この条件でお願いします」と送るのか。その判断は自分でします。AIがきれいな文面を返してきても、送るのは私なので、分からないことは確認するまで送りません。
たとえば、今回の例で納期が分からないなら、相手へ目安を聞けばいい。勝手に日付を入れて依頼する必要はありません。まだ決めていないことを、文章の流れに合わせて決めたことにしない。それだけは、送る前に見ます。
別の架空メモでChatGPTを実際に試したときは、商談日を入れていないのに件名へ「本日」が入りました。このような小さな補完は、相手とのやり取りに合わせて直します。文章を任せる便利さと、送信前に本人が見る作業は両立できます。
- 会社名・宛名：分かっている相手の表記と合っているか。
- 日付・金額・約束：自分が伝えようとした内容から変わっていないか。
- 宛先・添付：実際のメール画面で、相手とファイルを確かめる。
まず、いつもの業者メールを一通整えてもらう
最初の一通なら、見積もりのお礼や資料を受け取った連絡のように、相手へ伝える内容が決まっているものが使いやすいです。頭の中の用件を短く書いて、上の指示と一緒に渡してみてください。
文章を完成させてからAIに見せなくていい。6割くらいで渡して整えてもらい、最後に自分の言いたいことになっているかを見る。業者相手のメールでは、私はこの使い方をよくしています。
商談後に何を伝えるか自体が決まらない場合は、先に商談メモから事実と次回の質問を分ける方法で材料を整理できます。
メール以外にも使う場所を探すなら、営業でAIを使う場面と、本人が判断する部分で、商談準備や振り返りまでの使い方をまとめています。
